Chi phí lễ khánh thành luôn là mối băn khoăn hàng đầu của doanh nghiệp khi chuẩn bị ra mắt công trình, nhà máy, văn phòng hay showroom mới. Lễ khánh thành là một dấu mốc quan trọng, nhưng nhiều người vẫn e ngại vì cho rằng tổ chức một sự kiện như vậy sẽ tốn kém và vượt quá khả năng tài chính. Tuy nhiên, nếu hiểu rõ cấu trúc chi phí và lựa chọn đúng đối tác tổ chức như Leo Travel, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách mà vẫn tạo ra một chương trình chuyên nghiệp, ấn tượng và đúng chuẩn phong thủy khai trương.
1. Hiểu rõ chi phí lễ khánh thành là bước đầu để tối ưu ngân sách hiệu quả
Lễ khánh thành là một dấu mốc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đánh dấu sự khởi đầu của một công trình, showroom, nhà máy hay văn phòng mới. Đây không chỉ là sự kiện mang tính nghi thức mà còn là dịp thể hiện bộ mặt thương hiệu, tạo dấu ấn tốt đẹp với khách hàng, đối tác và truyền thông. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn e ngại khi nhắc đến chi phí lễ khánh thành, vì cho rằng đây là một khoản đầu tư lớn, dễ vượt ngoài tầm kiểm soát, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Thực tế cho thấy, nếu hiểu rõ bản chất cấu trúc các khoản chi trong chi phí lễ khánh thành, có chiến lược tổ chức thông minh và lựa chọn đúng đối tác đồng hành, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu chi phí lễ khánh thành, thậm chí tiết kiệm ngân sách tổ chức đến 30% mà vẫn giữ được sự chỉn chu, chuyên nghiệp và tính trang trọng cho sự kiện. Điều này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ khâu lập kế hoạch ngân sách, bóc tách chi tiết từng hạng mục và đánh giá đúng giá trị thực tế của từng khoản chi trong chi phí lễ khánh thành.
Về Chi phí hạ tầng, thiết kế và kỹ thuật sự kiện:
Chi phí lễ khánh thành thường bắt đầu từ các hạng mục hạ tầng như thuê sân bãi, nhà bạt, thảm đỏ, bàn ghế, cổng hơi, khu vực tiếp tân – đặc biệt quan trọng nếu không tổ chức tại địa điểm cố định. Bên cạnh đó là chi phí thiết kế và thi công sân khấu, backdrop, bảng hiệu – mức giá tùy theo phong cách thiết kế và chất liệu in ấn. Các hạng mục kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn LED và điều phối cũng chiếm tỷ trọng lớn, nhất là với sự kiện ngoài trời.
Về cơ bản, chi phí lễ khánh thành bao gồm nhiều hạng mục quan trọng, có thể phân chia thành các nhóm chính như sau:
-
Chi phí lễ khánh thành cho thuê mặt bằng và hạ tầng: Bao gồm thuê sân bãi, dựng nhà bạt, trải thảm đỏ, dựng cổng hơi, bố trí khu vực tiếp tân, bàn ghế cho đại biểu, quạt hơi nước hoặc máy lạnh (nếu ngoài trời). Đây là nhóm chi phí lễ khánh thành bắt buộc đối với những đơn vị không tổ chức tại trụ sở hoặc địa điểm có sẵn.
-
Chi phí lễ khánh thành cho thiết kế và thi công sân khấu, backdrop, bảng hiệu: Tùy theo độ phức tạp của sân khấu, thiết kế đồ họa và chất liệu in ấn mà mức chi phí lễ khánh thành này dao động rất lớn. Việc chọn phong cách thiết kế hiện đại, tối giản nhưng hiệu quả có thể giúp tiết kiệm ngân sách tổ chức mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ.
-
Chi phí lễ khánh thành cho âm thanh, ánh sáng và kỹ thuật: Bao gồm loa, micro không dây, đèn sân khấu, màn hình LED nếu có, hệ thống kỹ thuật điều phối. Với sự kiện ngoài trời, khoản chi phí lễ khánh thành này thường cao hơn do yêu cầu công suất lớn hơn và rủi ro kỹ thuật cao hơn.
-
Chi phí lễ khánh thành cho nhân sự chương trình: Bao gồm MC, lễ tân, múa lân sư rồng, đội nghi thức, bảo vệ, đội hậu cần, kỹ thuật viên vận hành. Đây là yếu tố quyết định phần lớn không khí và sự chuyên nghiệp của buổi lễ.
-
Chi phí lễ khánh thành cho ẩm thực, tiệc: Tuỳ vào quy mô và thời lượng sự kiện mà doanh nghiệp có thể chọn giữa tiệc nhẹ (tea-break), buffet, tiệc mặn phục vụ tại bàn hoặc suất ăn theo set menu.
-
Chi phí lễ khánh thành cho truyền thông: Gồm quay phim, chụp ảnh, dựng clip highlight, đưa tin báo chí hoặc phát sóng livestream trên nền tảng mạng xã hội. Nếu biết cách khai thác, đây là khoản đầu tư đem lại hiệu quả truyền thông rất tốt.
-
Chi phí lễ khánh thành cho quà tặng khách mời: Bao gồm bộ vật phẩm có thể in logo như túi vải, sổ tay, hộp quà, ly sứ, hoặc các sản phẩm mang dấu ấn thương hiệu. Quà tặng đẹp, ý nghĩa giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm lâu dài với khách tham dự.
1.1 Vì sao chi phí lễ khánh thành dễ bị “đội giá”?
Một trong những lý do khiến chi phí lễ khánh thành dễ bị đội lên là do doanh nghiệp không có bảng phân bổ ngân sách chi tiết và thiếu kinh nghiệm đánh giá các chi phí ẩn trong tổng chi phí lễ khánh thành.
Khi nhận được báo giá tổng gói từ công ty tổ chức sự kiện, nhiều người thường không yêu cầu tách nhỏ từng mục nên dễ bỏ sót các phần phát sinh như: chi phí điện nước, phí vận chuyển thiết bị, chi phí phát sinh khi trời mưa (phải dựng thêm mái che, thuê sàn chống trượt), hay các khoản tăng nhân sự gấp khi khách mời tăng đột ngột và tất cả đều làm tăng chi phí lễ khánh thành một cách không mong muốn.
Một lỗi khác là doanh nghiệp tổ chức vào thời điểm cao điểm như cuối năm, gần Tết hoặc những ngày phong thủy đẹp. Đây là giai đoạn mà giá dịch vụ thường tăng cao, nhân sự sự kiện khan hiếm, thiết bị khan hàng, từ đó làm đội chi phí lễ khánh thành. Tổ chức đúng thời điểm thấp điểm, hoặc đặt trước ít nhất 30 ngày sẽ giúp tiết kiệm ngân sách tổ chức rất đáng kể.
Bên cạnh đó, một số đơn vị vì muốn “hoành tráng” nên đầu tư quá mức vào những phần không cần thiết như: dựng sân khấu quá lớn, thuê màn hình LED 3D, trang trí hoa tươi đắt tiền, tặng quà cao cấp… khiến tổng chi phí lễ khánh thành vượt ngân sách ban đầu mà không mang lại hiệu quả tương xứng.
1.2 Bí quyết tối ưu chi phí lễ khánh thành từ chuyên gia
Theo kinh nghiệm của các đơn vị chuyên tổ chức chi phí lễ khánh thành như Leo Travel, việc lập kế hoạch rõ ràng từ đầu, phân bổ ngân sách theo tỷ lệ ưu tiên (ví dụ 40% cho nhân sự và kỹ thuật, 30% cho trang trí và sân khấu, 20% cho truyền thông và quà tặng, 10% dự phòng phát sinh) sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tổng chi phí lễ khánh thành. Bên cạnh đó, hãy ưu tiên chọn những đơn vị tổ chức có kinh nghiệm thực tế, sẵn sàng tư vấn chi tiết theo mục tiêu và ngân sách thay vì chỉ chăm chăm bán gói dịch vụ cố định.
Một giải pháp khác giúp tiết kiệm ngân sách tổ chức là sử dụng gói tổ chức trọn gói nhưng phải kèm bảng mô tả chi tiết từng hạng mục và điều khoản phát sinh rõ ràng. Ngoài ra, nên chọn những thiết kế linh hoạt có thể tái sử dụng cho các sự kiện khác (ví dụ backdrop rút gọn phần tên công trình để dùng lại cho showroom khác cùng hệ thống), giúp tối ưu chi phí lễ khánh thành đầu tư dài hạn.
2. Lựa chọn thời điểm tổ chức hợp lý là cách đơn giản để tiết kiệm chi phí lễ khánh thành
Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lễ khánh thành mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua, chính là thời điểm tổ chức sự kiện. Tại Việt Nam, các yếu tố phong thủy và tâm linh đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn ngày lành tháng tốt để tiến hành các nghi lễ khánh thành, khai trương, động thổ. Tuy nhiên, chính vì nhu cầu tập trung vào những “ngày đẹp” này mà chi phí tổ chức có thể bị đẩy lên cao nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt trong việc lựa chọn thời gian.
Do đó, để tiết kiệm ngân sách tổ chức, các đơn vị nên chủ động lên kế hoạch từ sớm và cân nhắc tổ chức vào những ngày ít cao điểm nhưng vẫn hợp phong thủy, nhằm đảm bảo yếu tố tâm linh mà vẫn tối ưu chi phí.
– Thời điểm cao điểm – Chi phí tăng mạnh
Thông thường, các tháng đầu năm như sau Tết Nguyên Đán (từ mùng 6 âm lịch trở đi), tháng 3, tháng 6 và tháng 11 âm lịch là thời điểm được nhiều công ty lựa chọn để tổ chức lễ khánh thành hoặc khai trương. Những mốc thời gian này mang ý nghĩa bắt đầu mới, thuận buồm xuôi gió và thịnh vượng. Nhưng chính vì điều này mà thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện vào các thời điểm trên thường rơi vào tình trạng quá tải. Giá thuê sân khấu, âm thanh – ánh sáng, bàn ghế, trang trí, cổng hơi, múa lân, MC, đội lễ tân, tiệc nhẹ… đều tăng trung bình từ 20% đến 40% so với mức giá thông thường. Đặc biệt, nếu sự kiện diễn ra vào cuối tuần hoặc trùng với các ngày “vượng phong thủy”, mức giá thậm chí còn tăng cao hơn nữa vì nguồn cung không đủ đáp ứng cầu. Điều này đồng nghĩa với việc chi phí lễ khánh thành có thể vượt quá ngân sách dự kiến chỉ vì doanh nghiệp “đi theo đám đông”. Chưa kể, vì lịch làm việc của các đơn vị tổ chức, ekip thi công và nhân sự phục vụ đều dày đặc trong mùa cao điểm, nên việc kiểm soát chất lượng cũng có thể bị ảnh hưởng. Các đơn vị phục vụ sẽ bị phân tán lực lượng, dễ dẫn đến thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và vận hành sự kiện.
– Ngày thường, giờ đẹp – Bí quyết tiết kiệm ngân sách tổ chức
Để giải bài toán chi phí một cách hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã chọn hướng đi thông minh hơn: tổ chức lễ khánh thành vào các ngày thường trong tuần, hoặc khung giờ “vàng” trong ngày như buổi sáng sớm (7h30–9h00) hoặc cuối giờ chiều (16h00–17h30). Đây là những thời điểm mà đơn vị tổ chức có thể sắp xếp nhân sự dễ dàng, báo giá ưu đãi hơn vì không bị chồng lịch.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động làm việc với chuyên gia phong thủy để chọn ra những ngày tốt trong tháng nhưng ít người lựa chọn, nhằm tránh “đụng lịch” với các công ty khác. Việc này không chỉ giúp tối ưu về mặt chi phí mà còn thể hiện sự chu đáo trong khâu chuẩn bị, tạo ấn tượng tích cực cho khách mời tham dự.
Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng nên tránh các mùa mưa bão (đặc biệt là từ tháng 7 đến tháng 10 dương lịch ở miền Nam). Việc tổ chức lễ khánh thành vào những tháng mưa dễ gây ra chi phí phát sinh như thuê mái che, di chuyển vật tư, tăng thời gian thi công, hoặc xử lý sự cố ngoài dự kiến (ướt sân khấu, ngập nước khu vực tiếp đón…).
– Cân bằng giữa tâm linh và thực tế – Giải pháp tổ chức hiệu quả
Dù yếu tố phong thủy rất quan trọng trong văn hóa kinh doanh Á Đông, nhưng không phải lúc nào ngày giờ đẹp cũng đồng nghĩa với chi phí hợp lý. Một nhà tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp chọn được những thời điểm “đẹp vừa đủ” – tức là vẫn giữ được yếu tố tâm linh nhưng không quá phổ biến để bị đội giá dịch vụ. Ví dụ: thay vì tổ chức vào ngày mùng 6 Tết – vốn được xem là “ngày vàng”, có thể lùi sang mùng 8 hoặc mùng 10 – vẫn đẹp về phong thủy nhưng mức giá thuê dịch vụ rẻ hơn, nhân sự cũng không bị quá tải.
Ngoài ra, các đơn vị chuyên nghiệp sẽ gợi ý phương án “gộp lễ”, tức là kết hợp khánh thành cùng khai trương hoặc ra mắt sản phẩm, nhằm tiết kiệm cả chi phí lẫn nhân lực chuẩn bị. Doanh nghiệp cũng cần nhìn nhận thực tế rằng: chọn thời điểm phù hợp là cách hiệu quả nhất để tiết kiệm ngân sách tổ chức mà vẫn giữ được giá trị văn hóa và phong thủy cần thiết. Đây là bước đi mang tính chiến lược trong toàn bộ quy trình lên kế hoạch cho lễ khánh thành, ảnh hưởng đến 70–80% chi phí cố định như: thuê địa điểm, nhân sự, trang thiết bị, lễ vật…
3. Trang trí nhiều không đồng nghĩa với sang trọng – Tối giản có chiến lược giúp kiểm soát chi phí lễ khánh thành
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chi phí lễ khánh thành bị đội lên đáng kể chính là phần dàn dựng và trang trí không có kế hoạch rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp, với mong muốn để lại ấn tượng mạnh mẽ và có “hình ảnh đẹp” để truyền thông, đã không ngần ngại đầu tư vào các hạng mục hoành tráng như sân khấu siêu lớn, cổng hơi cao chót vót, thảm đỏ dài đến tận bãi xe, hoa lan nhập khẩu kết tràn cả lối đi, hay backdrop in nổi 3D với ánh sáng chiếu rọi đủ hướng.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với hiệu quả. Trên thực tế, khi mọi thứ đều được “phô diễn” cùng lúc, buổi lễ dễ rơi vào cảm giác rối mắt, thiếu điểm nhấn, và quan trọng hơn hết là khiến doanh nghiệp tốn kém không cần thiết. Đây là một sai lầm thường thấy khi doanh nghiệp không kiểm soát được chi phí lễ khánh thành ngay từ đầu.
Để tiết kiệm ngân sách tổ chức mà vẫn giữ được tính trang trọng, doanh nghiệp nên chuyển từ tư duy “càng nhiều càng tốt” sang tư duy “tối giản có chiến lược”.
Với những sự kiện mang tính nghi lễ như lễ khánh thành, động thổ hay khai trương, điều cốt lõi không nằm ở số lượng vật liệu được trưng bày mà là cách sắp đặt tinh tế. Hãy ưu tiên đầu tư vào các khu vực trọng tâm: sân khấu – nơi diễn ra các nghi thức chính; bàn đại biểu – nơi khách mời ngồi và thường xuyên xuất hiện trong ảnh; khu lễ nghi như khu vực xúc cát, đập rượu, cắt băng – nơi thể hiện điểm nhấn mang tính biểu tượng.
Những khu vực còn lại như bãi giữ xe, khu đón khách, lối đi vào… chỉ cần đảm bảo sạch sẽ, che chắn nắng mưa bằng ô dù hoặc lều bạt đơn giản, kết hợp cây xanh tạo sự thân thiện.
Ngoài ra, doanh nghiệp không nhất thiết phải sắm mới toàn bộ trang thiết bị. Việc thuê lại bục phát biểu, bàn ghế, bảng welcome, thảm đỏ, tháp champagne… từ các đơn vị tổ chức sự kiện là một giải pháp vừa tiện lợi vừa tiết kiệm. Những đơn vị uy tín thường có sẵn kho vật dụng đa dạng, đồng bộ về phong cách, màu sắc và thiết kế, giúp tiết kiệm thời gian lựa chọn mà vẫn đảm bảo yếu tố thẩm mỹ.
Quan trọng hơn, mức giá thuê thường thấp hơn từ 30–50% so với việc mua mới – một con số không nhỏ nếu sự kiện có quy mô vài trăm khách. Về phần in ấn, thay vì sử dụng chất liệu đắt đỏ như formex, mica, doanh nghiệp có thể chọn vật liệu PP cán mờ – vừa gọn nhẹ, dễ vận chuyển, lại có thể tái sử dụng cho các sự kiện sau. Standee, bảng chỉ dẫn, bảng tên… cũng nên được thiết kế theo hướng tối giản, màu sắc trung tính, dễ phối với không gian chung.
Với các buổi lễ tổ chức ban ngày, tận dụng ánh sáng tự nhiên là cách tiết kiệm chi phí ánh sáng. Thay vì hệ thống đèn sân khấu đắt tiền, doanh nghiệp có thể tạo hiệu ứng thị giác sinh động bằng bóng bay màu pastel, cờ dây mini, hoa vải hoặc băng rôn in thông điệp thương hiệu.
Tóm lại, tiết kiệm ngân sách tổ chức không đồng nghĩa với làm sơ sài. Khi doanh nghiệp biết cách cân nhắc giữa yếu tố thẩm mỹ – công năng – chi phí, buổi lễ khánh thành vẫn có thể chuyên nghiệp, chỉn chu và gây ấn tượng với đối tác.
Điều quan trọng nhất chính là tư duy tổ chức: chi phí lễ khánh thành chỉ là con số, nhưng cách sử dụng ngân sách hợp lý mới là yếu tố quyết định thành công dài lâu. Và nếu cần một đơn vị đồng hành hiểu rõ cách tối ưu từng hạng mục, hãy để Leo Travel giúp bạn biến những khoản đầu tư vừa tầm trở thành dấu ấn đáng nhớ cho thương hiệu.
Kết luận:
Tổ chức một buổi lễ động thổ chuyên nghiệp không đồng nghĩa với việc phải chi tiêu quá mức. Qua 3 sự thật ít ai nói – từ việc chọn thời điểm hợp lý, thiết kế chương trình ngắn gọn, tinh gọn, đến tối giản trang trí có chiến lược – doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí lễ khánh thành (lễ động thổ) một cách thông minh. Thay vì đầu tư dàn trải, điều quan trọng là doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu buổi lễ, chọn đúng yếu tố cần làm nổi bật, và tìm đối tác tổ chức có kinh nghiệm – những người có thể giúp bạn “giữ vững hình ảnh – giảm nhẹ ngân sách”.
Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức lễ động thổ và khánh thành trên toàn quốc, Leo Travel luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tối ưu chi phí, lên kế hoạch chuyên nghiệp và đảm bảo từng khoảnh khắc diễn ra đều trang trọng, suôn sẻ và ấn tượng.Bởi vì cuối cùng, điều đọng lại sau buổi lễ không phải là những bức hình lộng lẫy, mà là cảm xúc chuyên nghiệp, sự chỉn chu trong từng chi tiết và ấn tượng tốt đẹp với khách mời, đối tác.